- Registerförare
Kommunbostäder Ab (FO-nummer: 1656611-3)
Andra linjen 14,
00530 Helsingfors
Tfn (09)771 2777
- Registeransvarig
Uthyrningschef
Andra linjen 14,
00530 Helsingfors
Tfn (09)771 2777
tietosuoja@kas.fi
- Registrets namn
KAS Hyresbostäder Ab:s register grundat på kundförhållandet och annan saklig anledning
- Ändamålet med behandling av personuppgifter
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på företagets berättigade intresse och/eller kundförhållandet, annan saklig anledning eller kundens samtycke, samt administrering, skötsel, analys och utveckling av kundförhållandet, såsom bland annat:
– underhåll av kunduppgifter
– upprätthållande av hyresreskontra
– kundförfrågningar, exempelvis kundnöjdhetsundersökningar
– underhåll av bostäderna och utbyte av uppgifter för detta ändamål med det fastighetsskötselbolag som registerföraren har tecknat avtal med
– indrivning av hyresfordringar och andra bostadshyresfordringar
– hyreskontraktets utgång
– utöver direktreklam kan personuppgifter användas för planering och utveckling av registerförarens affärsverksamhet.
- Registrets datainnehåll
Följande personuppgifter och ändringar gällande bostadssökande, rekommenderade kunder, hyresgäster och eventuella medhyresgäster kan behandlas i registret:
Grunduppgifter såsom
– namn
– personbeteckning
– kontaktuppgifter (postadresser, telefonnummer, e-postadresser)
– kön
Uppgifter relaterade till kundförhållandet och annan saklig anledning, såsom
– kundnummer
– kundförhållandets första dag
– antal personer i hushållet
– för- och efternamn samt personbeteckning till make/maka eller sambo i samma hushåll
– för- och efternamn samt personbeteckningar till alla personer i hushållet
– med den registrerades samtycke, för- och efternamn samt personbeteckningar till andra personer i hushållet
– uppgift om att den registrerades medsökande samtycker till att lämna ut uppgifter om sig själv till registerföraren
– uppgift om en eventuell intressebevakare
– uppgifter om arbete, anställningens längd och typ
– uppgifter om inkomster och förmögenhet
– kreditupplysningar
– information om skuldsanering
– uppgifter om indrivning
– uppgifter om kundförhållandet gällande den föregående bostaden
– uppgifter om behov av bostad
– uppgifter gällande hyresförhållandet, det vill säga information om hyreskontraktet, betalning av hyran, hyresgarantin samt upphörande av hyresförhållandet
– identifiering av den vårdnadshavare som undertecknade hyreskontraktet om hyresgästen är minderårig
– reklamationer, respons samt kontakter, kommunikation och andra åtgärder, relaterade till kundförhållandet eller annan saklig anledning, inklusive inspelade samtal
– marknadsföringsåtgärder som riktar sig till den registrerade, deras användning och deras samband med de lämnade uppgifterna
– bankuppgifter i samband med hyreskontraktets uppsägning
– samtycke eller förbud till direktreklam
- Regelmässiga uppgiftskällor
Uppgifter fås av den registrerade själv bland annat genom blanketten för hyresbostadsansökan och elektroniska tjänster.
Personuppgifter kan även samlas och uppdateras med hjälp av information som hämtas i registerförarens andra personregister eller som lämnas ut av kunder som säger upp sitt hyreskontrakt,
av registerförarens samarbetspartners samt av myndigheter och företag som erbjuder tjänster rörande personuppgifter, såsom Befolkningsregistercentralen och uppgifter från Suomen Asiakastieto Ab:s kreditupplysningsregister.
- Lagringstid för personuppgifterna
Personuppgifter i en bostadsansökan lagras i sex år från det att kunden senast lämnade in en ansökan, om han inte har tecknat ett hyreskontrakt.
Uppgifter som grundar sig på hyreskontraktet kan lagras i tio år att hyreskontraktet har gått ut och alla skyldigheter kopplade till hyresförhållandet har fullföljts. Samma lagringstid gäller för alla personer som bor eller har bott i bostaden och bl.a. inspelade telefonsamtal och annan kommunikation med kunden.
- Utlämning och överföring av uppgifterna
Insamlade uppgifter lämnas som regel inte ut till utomstående. Uppgifterna kan lämnas ut inom gränsen för gällande lagstiftning och skyldigheter, exempelvis avtalspartners som sköter indrivning för KAS bostäders räkning och aktörer som enligt lagstiftningen har rätt att få uppgifter. Dessutom kan uppgifter lämnas ut till service-, bevaknings- och låssmedsföretag samt till el- och internetleverantörer för att dessa ska kunna leverera tjänster till de boende.
Om bostadens äganderätt överförs till en aktör utanför KAS bostäder kan KAS bostäder lämna ut nödvändiga uppgifter för att upprätthålla hyresförhållandet med den nya fastighetsägaren.
I förekommande fall får uppgifter överföras utanför Europeiska unionens medlemsstaters territorium eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
- Skydd av registret
Uppgifter i registret som behandlas elektroniskt är skyddade med brandväggar, lösenord och alla tekniska medel som i varje enskilt fall är allmänt godkända inom datasäkerhet.
Material som hanteras manuellt finns i utrymmen dit obehöriga inte har tillträde.
Endast namngivna medarbetare hos registerföraren och hos företag som agerar på uppdrag av honom och som har undertecknat ett sekretessavtal får tillgång till de uppgifter som finns i registret genom den individuella användarrättigheten som beviljas av registerföraren.
- Rätt till insyn, förbud och rättelse
Enligt personuppgiftslagen har en registrerad rätt att kontrollera uppgifter om sig själv som har sparats i systemet. En begäran om insyn ska göras personligen hos registerföraren.
En person kan utöva sin rätt till insyn en gång per år kostnadsfritt. Om begäranden om insyn är uppenbarligen ogrundade eller oskäliga, i synnerhet om de framställs upprepade gånger eller om flera kopior begärs, kan vi uppbära en avgift på 80 euro per gång för att täcka administrativa kostnader eller vägra att tillmötesgå begäran.
En registrerad har rätt att ta kontakt med registerföraren för att förbjuda att uppgifter om honom behandlas och lämnas ut för ändamål såsom direktreklam, distansförsäljning och annan direktmarknadsföring samt för marknads- och opinionsundersökningar.
En registrerad har rätt att ta kontakt med registerföraren för att kräva att felaktiga uppgifter rättas till.